Ntriga Blog

data oplossingen

Kan mijn bedrijf baat hebben bij een PIM-systeem?

Als je je deze vraag stelt, weet je wellicht al in grote lijnen wat een PIM-systeem is. Product Information Management, zo luidt de afkorting. Een systeem waarmee je allerlei productinformatie kunt centraliseren en gebruiken voor tal van doeleinden. De kans is groot dat je ook al een ERP-systeem hebt. Kort door de bocht gezegd, kun je daar ook heel wat productinformatie in bijhouden.

Moet je naast een ERP-systeem dan ook nog een PIM-systeem hebben?

Wanneer heb je een PIM-systeem nodig?

Om te beginnen mag je een PIM-systeem niet zien als een vervanging van bepaalde bestaande systemen, zoals je ERP, maar eerder als een aanvulling erop. ERP-systemen zijn gebouwd om productdata te bevatten in een context van administratie, facturatie, logistiek, voorraad, enzovoort. Wil je er echter ook marketingdata uit puren of je marketing mee aansturen, dan kom je meestal van een kale reis terug. Wil je efficiënt aan de slag met productomschrijvingen, vertalingen, afbeeldingen, technische fiches, productgroepen ... dan is een PIM-systeem de aanvulling die je nodig hebt, want dat zijn geen kernfunctionaliteiten van een ERP.

Het PIM-systeem werkt samen met jouw bestaande ERP

Een PIM-systeem wijzigt niets aan je bestaande softwarepakketten en vervangt dus al zeker niet je ERP-systeem. Een PIM-systeem moet je zien als een aanvulling van je flows ter verbetering van je processen en datakwaliteit. Een PIM-systeem kan wel de data gebruiken uit je ERP-systeem, of omgekeerd, data verrijken en terugzenden naar je ERP. Een PIM-systeem heeft dus een permanente connectie met het ERP-systeem.

Kortom, de drie core functionaliteiten van een PIM-systeem zijn:

1. Data verzamelen

De basisdata komen in de meeste gevallen uit je ERP-systeem, maar kunnen ook rechtstreeks in het PIM-systeem aangevuld worden.

2. Data verrijken

In het PIM-systeem kun je extra foto's, filmpjes, vertalingen, opmerkingen, beschrijvingen van de producten en accessoires toevoegen.

3. Data verdelen

Alle informatie uit het PIM-systeem kun je nu gebruiken om te distribueren naar verschillende platformen: verschillende websites of webshops, een datastream naar een verdeler, basisinput voor een productbrochure.

Maak een afspraak

Handige functionaliteiten van een PIM-systeem

Een PIM-systeem maakt flexibel rechtenbeheer mogelijk. In een PIM-systeem kun je bepalen wie welke data ziet en welke rechten heeft om bepaalde data-elementen te zien en aan te passen. Zo kun je vermijden dat de marketingafdeling administratieve of logistieke data aanpast, of dat andere departementen inzage hebben in de marketinginfo.

Een PIM-systeem is headless. Dat wil zeggen dat de data binnen PIM beschikbaar blijven en dat de distributie naar de verschillende kanalen losstaat van wat er in PIM gebeurt. PIM is daarmee future proof en kan data aanbieden aan de huidige én toekomstige platformen.

Een PIM-systeem is autonoom schaalbaar. Dat betekent dat het steeds uitbreidbaar is zonder dat je daarvoor het ERP hoeft aan te passen. Je PIM trekt alleen de gegevens uit je ERP, maar is op zich een geheel eigen software-omgeving. aanbieden aan de huidige én toekomstige platformen. Je kunt je PIM-systeem dus schalen zoals je zelf wilt, zonder dat je ERP daarom gewijzigd hoeft te worden.

Efficiënt werken met een PIM-systeem

Je kiest uiteraard niet voor een PIM-systeem omwille van het systeem zelf. Als je een PIM-systeem implementeert, doe je dat om efficiënter te werken met je data. Door centralisatie en automatisatie win je tijd en werkuren. Enkele voorbeelden:

Via de connectie met het ERP-systeem lopen de producten in het PIM-systeem binnen. We kunnen de verantwoordelijke daarvan op de hoogte brengen via een mail. De frequentie van die mail kies je zelf: een instant mail of een overzicht van alle veranderingen in één dagelijkse of wekelijkse mail.

Een PIM-systeem kan automatische controles doen op de data. Als alle velden ingevuld zijn, kan een item meteen online. Als bepaalde velden niet ingevuld zijn, sturen we een alert naar de verantwoordelijke content manager, die de gegevens kan aanvullen in een aparte lijst met onvolledige items ter nazicht.

Bepaalde producten moeten in verschillende groepen komen. Dat heet taxonomiebeheer. Een PIM-systeem is daar uitermate voor geschikt. We kunnen daarvoor de nodige overzichten en lijsten maken.
Vertalingen van productgegevens kun je ofwel in PIM-systeem invoeren, ofwel kunnen ze via een XLIFF-uitwisseling met een vertaalbureau binnenlopen of geïmporteerd worden.

Data enrichment van de producten kan ofwel automatisch (bijvoorbeeld vanaf Sharepoint) ofwel manueel. We hebben het dan over afbeeldingen, technische sheets, productfiches of handleidingen die aan het product gekoppeld worden.